Depuis qu'elles sont soumises à la réglementation des transports, les entreprises qui exploitent des véhicules jusqu'à 6t de poids maximal autorisé partagent avec leurs confrères « lourds » certaines obligations documentaires. Leurs conducteurs doivent détenir en cabine une série de documents outre ceux exigés par le code de la route (permis de conduire, attestation d'assurance, justificatif du contrôle technique, vignette pour les véhicules qui relèvent encore de ce régime) et par la réglementation sociale. Rappelons que la copie de l'horaire de service affiché dans l'entreprise est obligatoire pour les conducteurs dont le service est à horaire fixe et qui rentrent chaque jour à l'entreprise. Pour ceux qui sont soumis à des horaires variables, c'est un livret individuel de contrôle qui est à remplir manuellement en distinguant les temps de conduite, ceux autres que la conduite, le temps non consacré à la conduite pendant la marche du véhicule (double équipage), les durées de repos, repas et coupure. Ce livret doit être détenu par le chauffeur même s'il change de véhicule au cours de la journée. Ceux qui conduisent des camionnettes d'un volume supérieur à 14m3 doivent être, en outre, munis de l'attestation prouvant qu'ils ont suivi leur FCOS (formation continue de sécurité obligatoire).
Doivent obligatoirement figurer à bord :
#rarr; La copie conforme de la licence
La licence intérieure est réservée aux entreprises qui exploitent exclusivement des véhicules de moins de 6 t de PMA et dont la charge utile n'excède pas 3,5t. Sa copie conforme est requise.
#rarr; La lettre de voiture
Nationale ou internationale (CMR), elle est à établir avant toute exécution du contrat de transport. Son édition à bord du véhicule par système informatique est permise. De forme libre, elle doit cependant comporter les mentions obligatoires prévues par un arrêté du 16 novembre 1999 :
#bull; date de son établissement ;
vnom, adresse et numéro SIREN ou numéro d'identification intracommunautaire du transporteur ;
#bull; date de prise en charge de la marchandise ;
#bull; nature, quantité ou poids ou volume de la marchandise ;
#bull; nom de l'expéditeur ou du remettant et adresse précise du lieu de chargement ;
#bull; nom du destinataire et adresse complète du lieu de déchargement.
Des allégements sont prévus pour certains trafics de messagerie, notamment en cas d'opérations successives de chargement ou de déchargement entre un même expéditeur et un même destinataire, pour une même nature de marchandises. Un arrêté du 9 novembre 1999 autorise en effet l'établissement d'une seule lettre de voiture par jour à la condition qu'elle mentionne la quantité ou le poids ou le volume estimé de la marchandise transportée. En contrepartie de cet assouplissement est imposée l'obligation d'établir un état récapitulatif de ces données pour chaque opération et, s'il y a lieu, pour chaque colis ou lot. Ce document peut être produit dans les trois jours francs à compter d'un contrôle sur route. De même, en cas d'expéditeurs ou de destinataires multiples, il peut n'être émis qu'une seule lettre de voiture à la condition, là encore, de présenter un état récapitulatif de chaque prestation effectuée.
Il est en général inclus dans la lettre de voiture, mais l'entreprise peut aussi élaborer un document spécifique sachant que celui-ci doit comporter l'ensemble des renseignements exigés par la loi du 1er février 1995. Il est signé contradictoirement par le conducteur et le remettant de la marchandise pour les mentions relatives à la date et heure d'arrivée au lieu de chargement, la date et heure de départ du véhicule chargé libéré, l'heure d'arrivée au lieu de déchargement demandée par le remettant. Il est paraphé par le conducteur et le destinataire pour ce qui concerne les dates et heures d'arrivée au lieu de déchargement, et celles à laquelle le véhicule déchargé est libéré. Dans le cas où plusieurs opérations de chargement et déchargement se succèdent, chaque remettant et destinataire (ou leurs représentants sur les lieux) est tenu de signer le document de suivi. Lorsqu'une prestation impose plusieurs rotations, c'est après la dernière qu'intervient la signature.
Le justificatif de location, qui peut être une copie du contrat de location ou un extrait de celui-ci établi par le loueur (feuille de location), doit figurer à bord de tout véhicule pris en location. Il comporte des mentions minimales : noms du loueur et du locataire, date et durée du contrat, identification du véhicule et régime de location (avec ou sans conducteur). En cas de location avec chauffeur, la copie de la licence du loueur et celle du locataire sont à présenter.
L'obligation de présenter un justificatif de la relation d'emploi entre le conducteur et l'entreprise (copie de la déclaration unique d'embauche, du contrat de travail, du dernier bulletin de salaire, attestation sur l'honneur de l'employeur) devrait être supprimée suite à l'entrée en vigueur de l'attestation pour les chauffeurs ressortissants d'un État tiers à l'Espace économique européen (arrêté du 11 mars 2003). Mais, pour l'heure, l'article 12 du décret « Gayssot » du 30 août 1999, qui impose ce document pour les salariés français, n'a toujours pas été abrogé. Mieux vaut donc s'y conformer.
