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Une logistique d’étage soignée

Enquête | Logistique hospitalière | publié le : 01.06.2019 | Dernière Mise à jour : 07.06.2019

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Une logistique d’étage soignée

Crédit photo Julia Fustier

Des AGV pour transporter les produits du sous-sol aux étages et des agents logistiques dédiés à chaque niveau pour prendre la relève jusque dans les services de soin : les clés de voûte pour une logistique d’étage efficace.

Les activités du Centre hospitalier sud francilien (CHSF), à l’époque dispersées sur plusieurs sites dans l’Essonne, ont été transférées dans un nouveau bâtiment en 2012. Sa construction a été assurée par Eiffage, via un financement de type PPP (partenariat public-privé). Certaines fonctions étaient alors gérées par le propriétaire Eiffage : la zone technique incluant une partie de la maintenance, la logistique, notamment la gestion des déchets et des transports automatisés. En juillet 2014, le CHSF récupère la pleine compétence sur les infrastructures complètes et devient propriétaire du bâtiment. « Nous avons hérité d’un historique de prestations déjà en place. Par exemple, le marché des transports automatisés (transport lourd type AGV et léger type pneumatique) avait déjà été attribué à sa mise en place à la société Swisslog par le propriétaire de l’époque », commente Christophe Begyn, ingénieur en logistique au CHSF.

AGV et ALP

Alors que les transports pneumatiques sont utilisés pour transporter les prélèvements et les médicaments destinés à des demandes urgentes, les AGV assurent le transport de la quasi-totalité des flux : magasin général, reprographie, alimentaire (épicerie et chariots repas), déchets, archives, médicaments, stériles, etc. Seul le linge n’est pas concerné. La charge maximale utile de ces AGV, de type tortue, est de 450 kg. L’ensemble de la flotte (11 AGV) réalise entre 550 et 600 mouvements (trajets) par jour.

Ces transports automatisés lourds prennent en charge les contenants au niveau du -1 (voir schéma « L’architecture et la logistique au CHSF »), et assurent les liaisons grâce aux monte-charge dédiés avec lesquels ils sont interfacés, jusqu’à des gares situées dans les étages. « La fonction ALP (agent logistique de palier) a été créée pour faire le lien entre les flux automatisés et les services de soins. Il s’agit du dernier maillon de la chaîne », explique Christophe Begyn. À l’inverse, les ALP récupèrent les contenants vides dans les services de soins et les remettent en gare pour repartir dans les zones logistiques. La gestion du niveau -1 est assurée par les différents services. Ce sont les magasiniers, les agents de la restauration, les archivistes, etc. qui mettent en gare et récupèrent les armoires au niveau – 1. Les ALP quant à eux sont exclusivement en charge des activités dans les étages.

Les tâches logistiques désormais centralisées

Deux équipes d’ALP interviennent de 6h 30 à 21 heures (et 7 jours sur 7). Deux ALP sont postés par étage (voir schéma « Zoom sur un étage ») au niveau des 5 étages supérieurs du bâtiment. Ils assurent de nombreuses tâches auparavant placées sous la responsabilité d’autres services. « Par exemple, alors qu’autrefois les secrétaires descendaient aux archives, les ALP récupèrent désormais les armoires d’archives, se chargent ensuite de déposer les dossiers dans chaque secrétariat et de récupérer ceux qui repartent en stockage », illustre Christophe Begyn. « Avant, un agent de la restauration montait les chariots repas depuis la restauration jusque dans les étages. Ils étaient ensuite pris en charge par des hôtelières qui assuraient la distribution dans les différents services. Ces missions sont maintenant exécutées par les AGV et les ALP. »

La gestion des flux logistiques a donc été centralisée au sein d’une seule équipe, avec plusieurs bénéfices à la clé en matière de professionnalisation, de flexibilité et de mutualisation des moyens. « Bien que l’activité des ALP soit en grande partie structurée par les transports automatisés, nous avons la possibilité de temporiser des flux et de lisser la charge, notamment en stockant provisoirement dans un petit espace dédié à cet effet les armoires non prioritaires qui arrivent au niveau d’une gare d’étage. Le rangement peut être déclenché à un moment de la journée moins occupé », ajoute Christophe Begyn.

Du Kanban et de la RFID pour les inventaires

De la même manière, les inventaires, le rangement dans les réserves des produits magasin et le déclenchement des approvisionnements étaient réalisés précédemment par les magasiniers. Depuis, un système plein-vide automatisé a été mis en place pour les inventaires et le rangement incombant aux ALP. Les réserves, communes à plusieurs services, sont équipées de panneaux RFID et d’un système de double bac pour disposer les produits.

Le soignant prélève au préalable dans le premier bac. Lorsque celui-ci est vide, il met l’étiquette sur le panneau RFID. Ce dernier déclenche une demande d’approvisionnement classique et prélève alors dans le second bac. Quand le second bac est vide, le soignant pose le support de l’étiquette sur le panneau RFID, générant ainsi une demande d’approvisionnement en urgence. « Tous les matins, entre 8 heures et 8h 30, notre système informatique interroge automatiquement les panneaux, qui fournissent alors les ordres de réappro puis les listes de préparation de commandes aux magasiniers », complète Christophe Begyn. L’ALP profite de cette étape de rangement dans les réserves pour vérifier la pertinence des demandes de réapprovisionnement et signaler, le cas échéant, un déclenchement intempestif de commande. Il remet en outre les étiquettes et les supports sur les différents bacs. « Il s’agit d’un bon moyen pour vérifier qu’aucune étiquette ou support ne manque », précise Christophe Begyn.

L’informatisation d’une partie de ces tâches permet aux soignants de se consacrer à d’autres activités et de réduire le risque d’erreur en l’absence de ressaisies. Mais elle exige une extrême rigueur des utilisateurs. « En raison du turnover important des soignants, nous devons, via des supports de communication et de la formation, les resensibiliser régulièrement à la bonne gestion de ce système d’appro », souligne l’ingénieur.

Pas si simple de devenir ALP !

Ces nouvelles organisations ont permis de fonctionner dans un environnement où les surfaces logistiques dans les étages ont été mutualisées et réduites. « À titre d’illustration, le nombre de réserves magasin dans les étages est passé de 65 à 34. Les tailles de réserves ont également diminué », nous confie Christophe Begyn. En a découlé une accélération de la fréquence des approvisionnements : de 144 à 320 approvisionnements par mois pour les produits magasin. Seul bémol, un ALP parcourt plus de 8 km dans la journée et manipule plus de 3,5 t par jour. Ce travail requiert donc des candidats en bonne condition physique.

En outre, les nombreux points de livraison, l’architecture et les spécificités des étages imposent une formation d’environ un mois pour chaque ALP avant d’être complètement autonome. Le recours à l’intérim est donc pratiquement impossible en cas d’absentéisme. En matière de perspective, Christophe Begyn évoque une révision des séquences AGV pour mieux répondre à l’évolution des besoins d’approvisionnement des services de soins. Il observe par ailleurs un déséquilibre dans la répartition des charges envoyées par les services dans les étages. Cette difficulté est liée à l’évolution des besoins, et elle est aujourd’hui compensée par les ALP. « Je souhaite mieux répartir et lisser la charge de travail des ALP sur la semaine, en repensant les organisations avec les services en amont et en aval des flux, et revoir les séquences AGV. L’objectif est de mieux lisser les flux et de supprimer les temps morts », conclut-il.

Alors que les ALP pâtissaient d’une image de « pousse chariot » en 2014, les efforts de communication ont payé. La logistique est désormais bien plus valorisée auprès des soignants, et elle est devenue un partenaire à part entière des services de soins.

Le Centre hospitalier sud francilien en bref

– Établissement support du GHT Ile-de-France Sud : Centre hospitalier d’Arpajon, Centre hospitalier Sud Essonne (Dourdan, Étampes) et Centre hospitalier sud francilien

– 103 365 passages aux urgences en 2018, soit 283 par jour en moyenne

– Plus de 1 100 lits

– Bâtiment de 110 000 m2 sur 6 niveaux (la logistique se situe au -1)

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Auteur

  • Julia Fustier

Supply Chain Magazine I Enquête

La refonte des GHT impacte la logistique

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