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Les espaces de travail, miroirs des organisations

Management | Témoignages | publié le : 01.11.2018 | Dernière Mise à jour : 08.11.2018

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Les espaces de travail, miroirs des organisations

Crédit photo Muriel Jaouen

Plus ouverts, plus éclatés, plus mouvants : les espaces de travail ne font que refléter l’évolution des modèles d’entreprise vers davantage de flexibilité. Et traduire l’aspiration des salariés à davantage de bien-être.

Pression croissante sur les coûts immobiliers, augmentation de la durée des trajets travail-domicile dans les grandes agglomérations, prolifération des outils et interfaces numériques, aspiration à un meilleur équilibre vie personnelle-vie professionnelle… Autant de tendances devenues structurantes qui convergent vers ce que les prospectivistes ont anticipé de longue date : une révolution du travail, de ses organisations, de ses usages… et de ses espaces.

« Nous nous trouvons devant une équation inédite : d’un côté, la rationalisation du parc immobilier (optimisation du ratio utilisateur/m2), de l’autre, des usages de travail difficilement rationalisables (aspiration sociale à la réappropriation du travail par les individus) », résume Philippe Meurice, architecte, fondateur du cabinet DEGW.

Confort et bien-être au travail font aujourd’hui pleinement partie du cahier des charges des employeurs. Les entreprises cherchent à offrir à leurs collaborateurs des environnements polymorphes, plus agréables et plus colorés, organisés autour de fonctions spatiales différenciées : circulation, box clos pour les conversations téléphoniques, salles de réunion, espaces de convivialité et d’échanges. Volumes et lignes asymétriques, espaces lounge, bars, baby-foot, corners végétalisés, matières brutes, couleurs chaudes, lumières tamisées, ont fait une entrée remarquée dans la nouvelle génération d’espaces tertiaires. « La tendance est largement portée par la recherche d’un effet “comme à la maison” », explique Séverin Vialas, fondateur d’Happy Taf.

Au-delà du « ripolinage »

L’enjeu dépasse le simple « ripolinage ». « L’aménagement des espaces de travail est aujourd’hui un outil à part entière de management », se félicite Philippe Meurice. C’est en effet leur image employeur que les entreprises mettent ici en jeu. Dans un contexte de tension de l’emploi, il s’agit d’attirer et de fidéliser les talents en leur offrant des environnements garantissant confort, bien-être et conditions propices à la performance.

« De grandes entreprises nous choisissent comme argument d’attractivité dans le recrutement de leurs cadres », lance Audrey Barbier-Litvak, directrice générale France et Europe du Sud de WeWork. Fort de ses 300 immeubles dans une petite trentaine de pays, le leader mondial du coworking surfe à grande vitesse sur cette lecture managériale des espaces, misant clairement sur l’« effet waouh ». Choix des emplacements, facture des immeubles, volumes intérieurs, matériaux, déco : chez WeWork, tout en impose, on est franchement dans le haut de gamme.

Et ça marche. Présente depuis un an et demi à Paris, la marque américaine y comptera bientôt neuf sites pouvant abriter jusqu’à 3 500 postes de travail, que les entreprises réservent pour une durée minimale d’un mois. Certains employeurs vont jusqu’à installer plusieurs centaines de collaborateurs dans ces tiers-lieux.

Les lieux de travail sont par définition les dimensions de l’entreprise que les salariés s’approprient au premier chef. La refondation des espaces devient dès lors une occasion inespérée de les associer à la réflexion. Les outils en 3D ont, ici, considérablement facilité les choses : possibilité de changer en temps réel la moquette en parquet, de déplacer des meubles en deux secondes, d’actionner des nuanciers de couleur. Mieux : pour faciliter l’appropriation des espaces futurs par les occupants, les aménageurs disposent aujourd’hui d’une précieuse alliée : la réalité virtuelle. « Les logiciels déployés dans les applications de jeux vidéo offrent des résultats “bluffants” en termes de réalisme et précision de l’image. Une fois le casque sur la tête, on a vraiment l’impression de se déplacer dans son propre environnement de travail, on reconnaît même sa rue ou son parking de l’autre côté des vitres », détaille Séverin Vialas.

Beaux et intelligents

Beaux, confortables et fonctionnels, les espaces de travail sont également voués à devenir de plus en plus intelligents. Demain, ils intégreront des capteurs permettant de mesurer l’occupation des lieux en temps réel ainsi que la « chronotopie » (usage des différents lieux par profil d’occupant). « L’objectif est d’adapter les espaces aux usages ponctuels et de proposer des aménagements répondant aux évolutions prévisibles des activités », souligne David Ernest, directeur innovation et énergie de Vinci Facilities.

Les perspectives ouvertes sont nombreuses. Une température jugée inutilement élevée déclenchera l’intervention d’un technicien. Une trop grande durée entre deux captations sonores indiquera qu’une salle de réunion est sous-utilisée (et accessoirement qu’elle n’a pas besoin d’être nettoyée). À plus grande échelle, il sera enfin possible de circonscrire les phénomènes de réservations fantômes. Et c’est bien l’optimisation globale des espaces qui sous-tend la réflexion, avec des enjeux économiques non négligeables : autour de 10 % de gain d’espace. Et quand le mètre carré se négocie à 500 euros à la location…

« L’espace de travail – cette unité de lieu sur laquelle s’est construite notre vision de l’activité professionnelle – est appelé à devenir de plus en plus mouvant, multiple, virtuel, à la fois fractal et fluide. Ce faisant, il ne va pas disparaître, bien au contraire. Il va s’enrichir, intégrer de la valeur ajoutée, devenir une offre de services à part entière », conclut Clément Alteresco, fondateur de Bureaux à Partager.

Les entreprises conscientes de leur retard

Selon la deuxième édition de l’étude Parella/Esquisse sur les modes d’aménagement des locaux d’entreprise et les nouveaux modes de travail, 39 % des directions d’entreprise déclarent que leur aménagement ne correspond toujours pas à leur stratégie : 71 % estiment que l’organisation des espaces n’est pas adaptée aux nouveaux modes de travail (contre 60 % en 2017), à leur management (62 % contre 55 % en 2017), ni à leur image (42 % contre 35 %). La transformation des espaces de travail est d’abord motivée par l’émergence de nouveaux usages professionnels (72 %), puis par le digital (51 %) et les nouvelles aspirations des salariés (52 %). La concurrence accrue (45 %) et l’arrivée des millennials (41 %) ne viennent qu’après. À l’heure actuelle, 85 % des salariés travaillent depuis le siège social de leur entreprise. Ce chiffre devrait baisser à 60 % en 2028 pour laisser place à un immobilier hybride, composé du siège, de home office (20 %) et de tiers-lieux comme le coworking (10 %).

Robin Cochard, responsable d’exploitation chez Log’ins
« Faire des collaborateurs les acteurs du changement »

« La réflexion et l’action sur les environnements de travail constituent de puissants leviers de participation des salariés à la décision finale. » Robin Cochard, responsable d’exploitation chez Log’ins, le revendique sans ambages : parce que les espaces de travail sont le territoire d’expression des opérateurs, ils doivent être conçus avec eux.

Quand, en mars 2018, Robin Cochard rejoint Log’ins, figure hybride entre entreprise adaptée et entreprise d’insertion, il décide d’emblée de s’adjoindre les compétences d’un ergonome. Objectif : identifier les pistes possibles d’amélioration au niveau de la préparation de commandes, une activité très « sollicitante », tant sur le plan de la cognition qu’en termes physiques. L’expérimentation aura lieu sur les espaces de travail d’une grosse vingtaine d’opérateurs. Dès la phase amont de la réflexion ergonomique, les chefs d’équipe et les collaborateurs sont associés en tant que force de proposition. Les aménagements décidés permettront surtout de limiter les ports de charge et les gestes répétitifs, et de faire circuler des ruchers mobiles bricolés par l’équipe à partir de mobilier de récupération.

« Non seulement, on n’obtient jamais grand-chose de durable en imposant des choix, mais on est assuré de mobiliser et de fédérer les collaborateurs en leur proposant de devenir les acteurs du changement. Une approche encore plus vertueuse pour une entreprise à vocation sociale, dont la mission est d’offrir un tremplin à des personnes très éloignées du marché de l’emploi », souligne Robin Cochard.

Alexandra Corric, présidente de l’agence d’architecture Archimage
« Le management préexiste à l’aménagement »

« L’aménagement des espaces ne renvoie pas à de simples options décoratives. Un open space, un flex office, des espaces réservés à la détente, tout cela renvoie à des intentions précises. Le management préexiste à l’aménagement. Et il faut toujours rappeler aux collaborateurs les raisons qui ont motivé les choix. » Présidente fondatrice d’Archimage, agence d’architecture intérieure spécialisée dans la création d’espaces de travail, Alexandra Corric a réalisé des dizaines de sites pour le compte d’entreprises comme Danone, One Point, SFR, SNCF, L’Oréal ou encore Le Monde.

Pour cette spécialiste des espaces tertiaires, un siège social, un site décentralisé, une antenne locale, des bureaux éclatés, sont autant d’unités qui doivent être envisagées comme des marques à part entière, avec une identité propre. L’aménagement est toujours une réponse sur mesure.

Avec, en creux, une même exigence : il s’agit toujours, pour l’architecte, de coller aux métiers et aux usages et d’être en mesure d’anticiper leurs évolutions. « On va, par exemple, travailler au maximum sur les contraintes de cloisonnement pour permettre aux espaces d’évoluer pus facilement et plus rapidement au gré des changements d’organisation de l’entreprise. En fait, il s’agit d’être en phase avec la flexibilité grandissante des modes de travail : horaires fragmentés, déstructuration du rapport temps-espace, mobilité, utilisation des interfaces digitales », note Alexandra Corric.

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Auteur

  • Muriel Jaouen

Supply Chain Magazine I Management

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