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Une tour de contrôle pour l’optimisation du transport

Grand angle | publié le : 12.01.2018 | Dernière Mise à jour : 12.01.2018

Conçue par Alis pour les chargeurs, les importateurs et les exportateurs, MyTower est une plateforme de pilotage du transport et de la douane. Cette « tour de contrôle » organise et suit l’intégralité des opérations depuis la sélection d’un prestataire en spot jusqu’au déploiement d’un plan de transport. Comparée à d’autres solutions 4PL, elle se distingue par son module qualité qui réduit les coûts et améliore l’expérience client.

La raison d’être de la tour de contrôle MyTower est avant tout d’être un accélérateur de collaboration. C’est une plateforme très flexible, capable de générer de la valeur et de la qualité en détectant les incohérences. A partir d’un diagnostic fondé sur les données existantes, nous allons jusqu’à déterminer le résultat net d’une adoption de MyTower. S’il n’y a pas de résultat, le client ne s’engage pas. Nous travaillons en général avec les transporteurs de nos clients et, même s’il peut il y avoir une résistance au changement, les prestataires ont l’habitude de collaborer. Une des particularités de MyTower est de ne pas être forcément une solution d’externalisation et cela, à la différence des 3PL et 4PL », déclare Alain Cohen, directeur commercial d’Alis. Celui-ci mentionne le cas de l’une des entreprises utilisatrices de MyTower qui traite 117 000 ordres de transport par an avec 1,5 équivalent temps plein (1,5 FTE). Parmi ces quelque 10 000 ordres mensuels, MyTower détecte une quarantaine d’irrégularités qui sont suivies par son module qualité.

Un intérêt croissant

Alain Cohen remarque l’envolée des manifestations d’intérêt pour MyTower depuis le salon TopTransport d’octobre dernier. Depuis lors, plus de cent entreprises ont consulté Alis à propos de sa tour de contrôle. Certaines ne s’intéressent toutefois qu’à certains de ses modules. En cela, elles agissent dans le même esprit que des clients historiques de MyTower qui peuvent privilégier l’aspect douane comme le fait le groupe Fives, ou bien l’aspect transport à l’image d’Exclusive Networks. A propos des clients de MyTower, Alain Cohen précise : « nous opérons principalement dans les domaines du luxe, de la distribution et des industries automobile, aéronautique et pharmaceutique. Après sa mise en place, MyTower représente un coût mensuel d’environ 2 000 à 3 000 € HT pour son fonctionnement (running) et son entretien. La licence multiposte permet à tous ceux qui ont besoin d’accéder au système de le faire, qu’il s’agisse du service financier ou du contrôle qualité du chargeur. MyTower crée de la valeur et peut donc se permettre d’être déployé sans engagement de durée. Ainsi, le client n’est pas captif ».

Alis, sigle de « Assistance Logistique et Intégration de Solutions », emploie une cinquantaine de personnes. « L’entreprise a 25 ans d’histoire. Nous ne sommes donc pas une start-up, mais nous réalisons notre vision de façon très agile et cela m’enthousiasme particulièrement. L’ancienneté d’Alis est de nature à rassurer quant à la pérennité de MyTower », précise Alain Cohen.

Moins de silos et de stylos

Aujourd’hui, les processus sont encore très souvent manuels, ce qui est synonyme de coûts. MyTower les automatise, traite de nombreuses opérations et ne signale que les exceptions, c’est-à-dire les incohérences. Les alertes fondées sur ces déviations font l’objet d’une recherche de causes qui mène à une amélioration du processus. Alain Cohen résume : « MyTower agrège les activités de prestataires qui ont tendance à travailler en silos. En éliminant papier et silos, MyTower évite l’inconsistance opérationnelle. La numérisation des processus transforme les prestataires en véritables partenaires ». Le déploiement de la solution MyTower commence par une dématérialisation des documents, des demandes et des autres informations afin d’en centraliser l’archivage. Il y a là une première étape de partage afin que chaque prestataire ait un accès immédiat aux éléments qui lui sont nécessaires. Afin de limiter les pertes de temps liées à la coordination des différents acteurs, des flux de travail collaboratifs sont mis en place pour automatiser tout ce qui peut l’être et supprimer les e-mails. Lors de l’exécution d’un transport, chacune de ses étapes peut être suivie, mais des alertes ne sont envoyées qu’en cas de dysfonctionnement et cela, depuis un système unique, connecté à tous les prestataires engagés. Au niveau des coûts, l’identification des écarts est automatisée ainsi que l’est l’obtention des justificatifs. Les éventuels incidents sont suivis depuis la plateforme, de même que le remboursement des litiges. Finalement, la centralisation de l’ensemble des données facilite leur analyse et permet de piloter la performance à travers des tableaux de bord partagés. MyTower offre une visibilité par purchase order (ou PO, bon de commande) à la ligne-article près. Ses utilisateurs ont ainsi la possibilité d’exploiter la solution pour le PO Management. MyTower est communément utilisé en mode SaaS (Software as a Service). Les données traitées par le serveur MyTower sont hébergées en France afin d’éviter qu’elles soient détournées de leur usage. Cependant, il est aussi possible de déployer MyTower sur le serveur du client lorsque l’activité est particulièrement sensible (défense, industrie nucléaire ou autre). L’accès à la plateforme s’effectue à travers un navigateur web au moyen d’une connexion sécurisée et cryptée (protocole https, et certificat SSL). La solution doit assurer de multiples échanges de données (ou EDI) et dispose dans ce but des API (Application Programming Interface) et des Webservices nécessaires. Lorsque tel n’est pas le cas face à une situation particulière, le développement intégré au sein d’Alis permet la création des moyens adaptés. Outre la mise en place des moyens EDI entre les partenaires, Alis assure l’infogérance, le suivi de la qualité des échanges EDI, la gestion des bases de données, l’intégration des données, les actions curatives en cas de rejets de données, mais aussi l’analyse des erreurs EDI avec audit.

Une approche modulaire, pour une solution à la carte

La conception modulaire de MyTower permet un déploiement progressif ou partiel de la solution lorsque le client ne s’intéresse qu’à l’un des domaines traités par cette tour de contrôle. Naturellement, c’est en faisant travailler tous ses modules ensemble que MyTower est le plus intéressant puisqu’ils échangent et s’alimentent mutuellement afin de simplifier et d’accélérer les processus. Au début de la chaîne de décision, le module Pricing se charge des demandes de cotations auprès des transporteurs, puis intègre les tarifs reçus à la suite de l’appel d’offres. Son fonctionnement peut être manuel ou automatisé et cela, partiellement ou complètement. Le système comprend l’enregistrement et le suivi des grilles tarifaires. Selon les besoins et après réception des cotations de la part des transporteurs interrogés, le module Transport Management assure la gestion documentaire. Cela comprend notamment l’envoi des ordres de transports, des instructions pour la douane et des éléments contractuels. MyTower traite aussi bien un fret spot que l’exécution automatique d’un plan de transport complet. Très souple, la plateforme sait générer des demandes de transport à partir des informations issues des ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciel de gestion intégrée) ou des WMS. Lorsque le système ne dispose pas d’une solution « prête à l’emploi », des demandes sont envoyées par e-mail aux prestataires. Elles contiennent un lien éphémère afin d’imposer un délai de réponse. À partir des propositions reçues, la sélection du prestataire pourra être manuelle ou automatique. Elle se fonde alors sur une grille tarifaire. Evidemment, l’opération peut intégrer plusieurs transporteurs. Le suivi des expéditions et de leurs éventuelles déviations est le rôle du module Track’n Trace. Paramétrable, il suit les événements et émet des alertes pro-actives. Il signalera par exemple une absence de confirmation de départ dans les temps pour un embarquement maritime. Afin de contrôler les dépenses, le module Freight Audit calcule la pré-facturation à partir des cotations initialement reçues. Les factures détaillées sont vérifiées ligne par ligne afin d’y détecter des incohérences et de valider à la fois les données et les montants. Les écarts sont identifiés et donnent lieu à une demande de clarification et à un suivi des justifications. Il est par exemple possible de signaler des frais de stationnement injustifiés. Ce module alimente une base données utilisable pour des analyses ultérieures. Il n’est pas indispensable d’exploiter les modules Pricing, Transport Management et Track’n trace pour profiter de Freight Audit. « Nous cherchons toujours les raisons pour lesquelles les factures ne sont pas justes du premier coup », déclare Alain Cohen qui évoque l’un des utilisateurs de MyTower dans le secteur du luxe. Actif à travers le monde avec des magasins et des bases logistiques répartis sur le globe, celui-ci est passé de 50 % de factures « justes du premier coup », à 92 %. Les huit points qui séparent encore ce résultat du « zéro défaut » sont liés à des contraintes difficilement modélisables tels que les contrôles de sécurité aléatoires.

Un module dédié aux opérations en Douane

Pour mieux interagir avec les commissionnaires, le module Douane pilote les opérations en mode 3PL ou 4PL. Il est complété par un programme d’optimisation des régimes économiques, par un organe de supervision des activités déclaratives et par une aide à la classification enrichie par la conservation des articles précédemment classifiés. La déclaration en douane s’effectue à l’aide d’un formulaire simplifié afin de guider l’utilisateur dans sa démarche qui est vérifiée et validée par un processus collaboratif. Le module douane conserve les informations remontées par les différents déclarants en douane qui déclarent pour le compte du client. Une base de données de HS Codes (Harmonized System Codes) est sauvegardée et la cohérence est vérifiée vis-à-vis des informations DNSCE (Direction Nationale des Statistiques du Commerce Extérieur). C’est par son module Qualité que MyTower se distingue de ses concurrents. Il facilite la gestion des dysfonctionnements et des litiges et constitue une plateforme de déclarations et d’échanges en cas de non-qualité. Il intègre l’analyse des causes, les plans d’actions correctifs et préventifs ainsi que la résolution financière. Trois niveaux de sévérité sont prévus : d’abord l’irrégularité, puis l’insatisfaction et finalement la réclamation qui est souvent associée à des éléments chiffrés en cas de perte ou d’avarie. Indépendamment du niveau, il est possible de déclencher un événement associé au dysfonctionnement, de prendre des mesures correctives et d’assurer leur suivi avant de lancer une analyse des causes. Ce module a été surdéveloppé afin de répondre aux besoins d’Ortho Clinical Diagnostics (industrie pharmaceutique, cf. page 28). À partir de données validées tout au long du processus, le module Analytics réalise un reporting multidimensionnel (volumes, ratios, business units, zones géographiques, périodes, etc.). Il annonce ainsi les niveaux d’activité et de performances. Il crée des rapports et met à disposition des tableaux de bord standards et avancés. Par son pilotage de la performance, le module Analytics participe à l’informatique décisionnelle (ou BI, Business Intelligence).

Le service en plus

L’intégration complète de la solution comprend en amont une activité de conseil avec diagnostic et recommandations. Elle complète la partie technologique qui est réalisée par une équipe de transformation numérique et par des développeurs. À la demande du client, la gestion des opérations, celle des partenaires voire celle du projet complet peuvent être traitées par Alis. Au niveau du projet, des consultants spécialisés en transport, en logistique, en douane, en commerce international et en responsabilité sociétale des entreprises (RSE) sont capables d’analyser des données, de construire des « business cases » pour optimiser les coûts, de réduire les délais et d’améliorer l’expérience clients. A propos des partenaires, des experts peuvent assurer par délégation la veille marché, la conduite d’appels d’offres, l’intégration de nouveaux transporteurs, le suivi des grilles tarifaires ou encore, la revue des contrats des prestataires. Pour les opérations, Alis est susceptible de prendre en charge par délégation la gestion des processus opérationnels ainsi que le pilotage des activités transport et douane. Comme le degré d’automatisation, le niveau de délégation est ajusté à la demande du client. Au printemps 2018, MyTower pourra être facilement exploité par des clients qui souhaitent dans un premier temps éviter le mode projet. À travers une solution « plug’n play » et après une inscription en ligne, il leur suffira d’inviter leurs prestataires à les rejoindre sur la plateforme sur laquelle ils pourront travailler ensemble à partir de fonctions génériques.

Une offre sur mesure

Face aux besoins spécifiques, Alis assure les développements en interne et ne fait supporter qu’une fraction du coût des développements au client qui les a suscités puisque cet apport logiciel à MyTower sera ensuite partagé avec les autres utilisateurs de la solution. Parmi les adaptations de MyTower aux demandes particulières, on peut déjà citer l’entreposage et le transport avec contrôle de température, l’organisation de quais de livraison sous contraintes multiples, l’optimisation du coût de stationnement des conteneurs maritimes, la création d’une base de données « export compliance », résumant les obligations documentaires selon les destinations, l’adaptation aux EDI des chargeurs et des prestataires logistiques ou encore, la gestion des flux routines et celles des multi-carriers.

Finalement, MyTower apparaît comme une solution destinée à ceux qui ne souhaitent ni internaliser un service transport, ni investir dans un TMS en propre, mais qui veulent repositionner leur fonction transport dans le cadre d’un plan de transformation numérique en centralisant les informations et le pilotage tout en laissant les différents partenaires autonomes dans la gestion de leurs opérations. « Un plan de transport est de moins en moins figé dans le temps. La demande évolue vers toujours plus de souplesse et d’agilité », constate Alain Cohen qui conclut en affirmant qu’Alis est « prêt à relever tous les défis de l’ouverture du numérique ».

MyTower participe à l’évaluation de l’éco-responsabilité

Comme MyTower, TK’Blue est un système SaaS (Software as a Service). TK’Blue apporte des outils qui contribuent à l’amélioration des performances environnementales des flux de transport. Parmi eux, TK’T renseigne à propos de la qualité des fournisseurs de transport, TK’CO2 établit les rapports d’émission de CO2 et de GhG (Greenhouse Gaz, gaz à effet de serre), tandis que TK’€ crée un rapport RSE (responsabilité sociétale des entreprises) et mesure la performance environnementale et sociétale des flux. MyTower exporte ses données afin qu’un rapport TK’Blue soit généré automatiquement. Pour une utilisation peu fréquente, l’échange de données peut être réalisé au moyen d’une table Excel ou CSV depuis MyTower. Dans le cas d’un emploi intensif, un middleware automatise les échanges entre les Webservices MyTower et TK’Blue.

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Auteur

  • L. F.

L'Officiel des Transporteurs I Grand angle

MyTower/Ortho Clinical Diagnostics, étude de cas

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